La mayoría de la gente asocia la oficina con la rutina, pero rápidamente se está convirtiendo en una fuente de incertidumbre económica y en el eje de una disputa acalorada. En todo el mundo trabajadores, patrones, propietarios de inmuebles y los gobiernos están tratando de determinar si la oficina se ha vuelto obsoleta y están llegando a conclusiones radicalmente diferentes.
El 84% de los trabajadores de oficina franceses están de vuelta en sus escritorios, pero menos del 40% de los británicos concretaron su regreso. Jack Dorsey, que encabeza Twitter, dice que el personal de la compañía puede trabajar desde el hogar «para siempre», pero Reed Hastings, el fundador de Netflix, dice que el trabajo desde el hogar es «un negativo puro». Mientras las firmas vacilan, el mercado global de propiedades comerciales de US$30 billones se ve acuciado por el temor a una caída aún más pronunciada. Y mientras algunos trabajadores sueñan con un futuro de optimismo desmesurado en el que no tendrán que viajar al trabajo, otros se preguntan si corran peligro las promociones, los salarios y la estabilidad en el empleo.
Este desacuerdo refleja la incertidumbre respecto de a hechos puntuales como en qué medida será efectivo el distanciamiento social y cuánto tiempo tardará en estar ampliamente disponible una vacuna para el Covid-19. Pero más que eso: la pandemia ha revelado cuántas oficinas funcionaban como reliquias del siglo XX, al mismo tiempo que llevó a la adopción masiva de tecnologías que pueden transformar el trabajo de cuello blanco.
Como resultado de todo esto la calamidad del Covid llevará a una fase largamente postergada de experimentación tecnológica y social, lo que no será más de lo habitual ni un golpe fatal a la oficina. Esta era contiene elementos prometedores, pero también amenazas, en no menor medida para las culturas de las compañías. En vez de resistir el cambio, los gobiernos tienen que actualizar leyes de empleo anticuadas y comenzar a reimaginar los centros de las ciudades.
Hace 200 años la energía del vapor llevó a los trabajadores a fábricas donde podían usar nuevas máquinas. Al emerger las corporaciones gigantes a fines del siglo XIX, se requirió de personal para administrarla. Hacían reuniones de planificación y circulaban memos, facturas y demás papelería para registrar lo que habían hecho. Todo esto requería que los trabajadores estuvieran juntos y fue clave para que la gente tuviera que viajar en auto o en tren para encontrarse en una oficina central.
Este sistema siempre tuvo problemas patentes, algunos de los cuales han empeorado con el paso del tiempo. La mayoría de las personas odian las molestias y el gasto que genera el viaje al trabajo, que consume más de cuatro horas semanales para el estadounidense promedio.
A algunos les disgusta el ruido y la formalidad de las oficinas o padecen discriminación dentro de ellas. Los trabajadores atados a su lugar de empleo tienen más dificultades para atender a sus hijos, problema que va en aumento ya que son cada vez más las familias en las que trabaja tanto la madre como el padre.
Se podría pensar que las nuevas tecnologías han sacudido este status quo insatisfactorio. Al fin de cuentas, el documento electrónico PDF nació en 1991, el costo de la banda ancha colapsó en la década de 2000 y Zoom y Slack, dos firmas cuya tecnología está en la base del trabajo remoto, ya tienen casi una década de existencia. Pero la inercia ha permitido que la oficina no sufra una disrupción seria.
Antes del brote de Covid-19, por ejemplo, las compañías con oficinas flexibles (incluyendo la muy golpeada WeWork) tenían una diminuta participación en el mercado global de menos del 5%. La mayoría de las empresas no estaban dispuestas a pasar por completo a las tecnologías de trabajo remoto antes que sus clientes; o de pasar a pérdida los costos de los activos inmobiliarios y los alquileres.
El Covid-19 ha puesto todo esto patas arriba. Antes de la pandemia sólo el 3% de los estadounidenses trabajaban regularmente desde su hogar; ahora un número inmenso probó la nueva modalidad del home office. Incluso Xerox, una firma sinónimo de impresoras de oficina que lanzan páginas al por mayor, tiene mucho de su personal trabajando desde casa.
A medida que más gente adopta las tecnologías de trabajo remoto se produce un poderoso efecto de red, ya que cada cliente nuevo hace que el servicio se vuelva más útil. En conjunto Microsoft Teams, Zoom, Google Meet y Cisco Webex, ahora tienen bastante más de 300 millones de usuarios. Las vallas burocráticas que impedían el trabajo remoto han sido dinamitadas. Las cortes civiles operan remotamente. Los escribanos trabajan online y algunos bancos han eliminado la necesidad de que nuevos clientes vayan a una sucursal para confirmar su identidad y abrir una cuenta.
Lo que viene
¿Cuánto de este cambio se mantendrá cuando arribe una nueva vacuna? La mejor guía disponible proviene de los países donde el virus está bajo control. Allí el cuadro es de una «oficina opcional», a la que va la gente pero con menos frecuencia. En Alemania, por ejemplo, el 74% de los empleados de oficina ahora van a su lugar de trabajo pero sólo la mitad lo hace cinco días a la semana.
Las compañías tendrán que adaptarse a este patrón de asistencia esporádica en la que la oficina es un centro pero no un segundo hogar. Existe el riesgo de que con el paso del tiempo se erosione el capital social de la firma, flaquee la creatividad, se osifiquen las jerarquías y se desvanezca el espíritu de equipo, como teme Hastings.
La respuesta es que haya más interacciones del personal con objetivos definidos y con grupos que se reúnen en momentos específicos para refrescar amistades e intercambiar información. Las nuevas tecnologías que convierten en «juego» las interacciones online para promover la espontaneidad pueden llegar eventualmente a desplazar las interacciones rígidas de Zoom.
Cuestión de prioridades
A medida que vayan modificando sus culturas las firmas tendrán que reajustar sus propiedades: los inversores sobrios prevén una reducción de al menos el 10% en el stock de espacio de oficinas en las grandes ciudades. Dado que el contrato de alquiler corporativo típico es por al menos media década, esto tardará en concretarse.
Para los gobiernos la tentación es la de volver atrás el reloj para limitar el daño económico, que incluye desde el colapso de los bares y cafés del centro de la ciudad hasta el déficit de US$16.000 millones al que se enfrenta el sistema de subterráneos de Nueva York. Pero mucho mejor que resistirse al cambio tecnológico es anticipar sus consecuencias. Hay dos prioridades que se destacan.
En primer lugar tendrá que modernizarse un vasto corpus de leyes de empleo. Propuestas como la gig economy ya han demostrado que son anticuadas. Ahora cobran importancia preguntas difíciles respecto de los derechos y las responsabilidades de los trabajadores: ¿pueden las firmas monitorear a los trabajadores remotos para evaluar su productividad? ¿Quién es responsable si los empleados se lesionan en su hogar? Si se genera la sensación de que los trabajadores de cuello blanco tienen privilegios esto creará un resentimiento agudo en el resto de la fuerza laboral.
La segunda prioridad son los centros de las ciudades. Durante un siglo lo que dominó fueron torres llenas de sillas de oficina y toneladas de papel. Ahora tendrá que reformarse sistemáticamente las complejas reglas del planeamiento urbano para que puedan adecuarse los edificios y barrios enteros a nuevos usos, incluyendo vivienda y recreación. Si uno vuelve a su oficina en las próximas semanas, deberá sentarse y encender la computadora, pero no ponerse demasiado cómodo.